Hotel jest najwygodniejszym miejscem na organizację konferencji, szkoleń, spotkań biznesowych. I to dlatego w ostatnich latach hotele przeżywają prawdziwy boom, jeśli chodzi o tego typu wydarzenia, zarówno w większych jak i mniejszych miastach. Zapewniają maksimum komfortu, pomoc przy organizacji, świetnie wyposażone sale, przyjemności dla ciała i ducha po i przyjemne formy spędzania wolnego czasu wieczorem. Jednak hotel hotelowi nierówny, dlatego nim zdecydujesz się na określony obiekt, a stoisz przed wyzwaniem organizacji takiego wydarzenia, sprawdź, co jest ważne.
Lokalizacja, dobra komunikacja, parking
Na konferencji spotyka się od kilkunastu do kilkudziesięciu osób. Dlatego dojazd nie powinien rodzić problemów. Należy wziąć pod uwagę osoby przyjeżdżające samochodami i komunikacją miejską, a także w przypadku gości zagranicznych, odległość od lotniska. Samo położenie hotelu, choć wydaje się, że najlepiej, gdyby był w centrum, ma niemałe znaczenie również dla samego przebiegu konferencji. Hotel w centrum oznacza korki, szczególnie długie w dużych miastach, a to wiąże się ze spóźnianiem się gości i przekłada na godzinę rozpoczęcia. Nie wspominając o nerwach. Druga wada hotelu w centrum to ciągły gwar i brak możliwości relaksu. Dlatego dobry hotel na organizację konferencji powinien:
- być na uboczu,
- niedaleko centrum (do kilkudziesięciu minut samochodem),
- z przystankiem autobusowym w pobliżu,
- niedaleko lotniska (do godziny samochodem),
- w otoczeniu zieleni,
- w cichej, spokojnej okolicy.
Ten ostatni punkt ma kluczowe znaczenie, cisza, spokój, zieleń dookoła tworzą idealne warunki do rozmów. I relaksu w trakcie przerwy na kawę oraz posiłek. Goście odpoczywają od zgiełku miasta, mogą skupić się na samej konferencji, a przy tym są w pobliżu centrum miasta.
Ważne jest również, by hotel posiadał odpowiedni parking. Jeśli goście przyjadą autokarami, czy parking dysponuje odpowiednimi miejscami dla nich? Ile samochodów pomieści parking? Czy wszyscy goście będą mieli, gdzie pozostawić samochód w bezpiecznym miejscu?
Wielkość sal i wyposażenie
Komfort, wygoda, odpowiednie nagłośnienie, duży, wyraźny obraz, odpowiednia komunikacja pomiędzy uczestnikami wpływają na efekty konferencji i prestiż dla firmy, która ją organizuje. Hotele oferują sale o różnym standardzie, mniejsze i większe. Sala konferencyjna powinna stwarzać możliwości różnego ustawienia stołów i krzeseł, dzięki czemu dostosujesz ją do charakteru konferencji, wpływając tym samym na właściwą komunikację między uczestnikami. Powinna być wyposażona w:
- Wi-Fi (szybki, bezprzewodowy internet to podstawa!),
- rzutnik,
- sprzęt audio, wideo,
- klimatyzację,
- wygodne krzesła,
- odpowiednie stoły (jeśli są konieczne),
- odpowiednie oświetlenie,
- rolety, zasłony umożliwiające zaciemnienie, co jest konieczne przy korzystaniu z ekranu w słoneczny dzień,
- duże okna (dostęp do światła dziennego jest bardzo ważny).
Dodatkowo, jeśli sala posiada wyjście na taras czy ogród to duży plus. W trakcie przerwy kawowej wiele osób lubi zaczerpnąć świeżego powietrza, a zielony kolor, w postaci otaczającej przyrody relaksuje.
Noclegi, pokoje przy kilkudniowych konferencjach
Konferencje trwające dłużej niż jeden dzień wiążą się z rezerwacją noclegów dla gości. Dlatego wcześniej należy sprawdzić, czy hotel dysponuje określoną liczbą pokoi w wyznaczonym terminie i oczywiście standard pokoi. Powinny być oazą spokoju, goście muszą nabrać siły na kolejne dni, odpocząć, zrelaksować się. Należy zwrócić uwagę też na funkcjonalność pokoi. Czy po konferencji, uczestnicy, którzy chcą poświęcić jeszcze czas na obowiązki zawodowe, mają takie możliwości, czyli czy w pokoju znajduje się oddzielna przestrzeń do pracy. W pokoju powinno być WI-Fi, klimatyzacja, a za oknami atrakcyjny widok.
Restauracja, SPA, grill, klub
Po godzinach spędzonych na sali konferencyjnej, każdy gość z chęcią odwiedzi SPA, restaurację czy klub. Oferty hoteli różnią się pod tym względem, dlatego w przypadku dużych konferencji, warto zdecydować się na miejsce, w którym goście mają kilka form spędzania wolnego czasu do wyboru. Jedni chcą się rozkoszować w smacznych kuchniach, inni w SPA. Dobrym dopełnieniem oferty jest klub, w którym można posłuchać muzyki i wypić drinka. W okresie wiosenno-letnim świetnie sprawdzają się grille, podczas których nie tylko można zjeść coś dobrego, ale i bliżej poznać się z pozostałymi uczestnikami.
Ludzie od zadań specjalnych
Organizacja konferencji w hotelu ma jeszcze jedną bardzo dużą zaletę, poza tymi wszystkimi, które już zostały wymienione. Hotele, które mają w ofercie kilka sal konferencyjnych, zatrudniają również ludzi od zadań specjalnych. Zajmują się oni obsługą wydarzenia od początku do końca. Posiadają doświadczenie, potrafią rozwiązywać problemy i świetnie radzą sobie w różnych sytuacjach, które wychodzą w trakcie. Wynajmując samą salę konferencyjną w budynku innym niż hotel, jesteś skazany sam na siebie, a nie zawsze wszystko idzie zgodnie z założeniami. Dlatego pomoc pracowników hotelu jest nieoceniona, ściągają duży ciężar z barków organizatorów.
Prestiżowy hotel wpływa na odbiór firmy, jej pozycję na rynku i relacje z inwestorami. Dlatego organizacja konferencji w komfortowym miejscu po prostu się opłaca.
