Dlaczego warto zdecydować się na elektroniczny obieg faktur?
Istnieje wiele argumentów za tym, aby przenieść działalność swojej firmy na grunt cyfrowy, przynajmniej w częściowym stopniu. Automatyzując procesy zachodzące w infrastrukturze poszczególnych działów, w tym księgowości, oszczędzamy pieniądze i zasoby ludzkie, usprawniając jednocześnie ogólne funkcjonowanie spółki. Jednym z podstawowych systemów, które warto wprowadzić do swojej działalności, jest elektroniczny obieg faktur. Nie jest to rozwiązanie szczególnie skomplikowane – tak naprawdę, zdecydowaną większość pracy wykonuje ono za nas. Potrzebna jest jednak przynajmniej jedna osoba obeznana z systemem, która będzie zarządzać tym, gdzie trafiają poszczególne dokumenty, akceptując je bądź odrzucając.
Podstawowe funkcje takiego programu to:
- Skanowanie dokumentów
- Wprowadzanie faktur do systemu
- Udostępnianie dokumentów uprawnionym osobom
- Obsługa i przesyłka plików
- Integracja z pozostałymi modułami zarządzania
Praca wykonana za pośrednictwem elektronicznego systemu obiegu faktur jest nieporównywalnie mniejsza od tego, czego wymaga ich manualne zatwierdzanie oraz rozsyłka.
Jakim firmom zaleca się elektroniczny obieg faktur?
O ile działalności na małą skalę także skorzystają z niezwykle wydajnego systemu, jakim jest elektroniczny obieg faktur, to z uwagi na mały nakład formalności, mają one możliwość poradzenia sobie w sposób konwencjonalny. W przypadku większych firm i korporacji, klasyczne rozliczenia praktycznie nie wchodzą w grę. Musząc obsługiwać setki dokumentów na porządku dziennym, bez cienia wątpliwości w końcu dojdzie do pomyłek, które mogą mieć druzgocący wpływ na całą działalność. Przechodząc na formę cyfrową, można skutecznie uporządkować swoją infrastrukturę, dlatego zaleca się ją przede wszystkim tym przedsiębiorcom, którzy operują w kilku branżach jednocześnie.
